Demi memastikan arsip dikelola dengan baik, aman, dan
sesuai dengan peraturan yang berlaku, Unit Kearsipan UIN SW Kediri
menyelenggarakan pendampingan rutin pada setiap unit kerja di lingkungan UIN SW
Kediri, termasuk Pascasarjana UIN SW Kediri. Pendampingan di Pascasarjana dilakukan
pada hari Selasa, 29 Juli 2025 di Ruang Rapat PPS. 207. Kegiatan ini dihadiri
oleh Plt. Kabag Umum Bapak Budiyanto,
S.Sos, MM., Plt. Kasubbag TU Pascasarjana Dr. Ilham Mashuri, S.Ag, SS, MH.,
seluruh staf Pascasarjana, dan beberapa Arsiparis unit UIN SW Kediri.
Dalam sambutannya, Bapak Budiyanto, S.Sos, MM., menuturkan
bahwa ini adalah pendampingan yang ke 5 setelah dilakukan di unit-unit lain. Setelah
pendampingan ini, Pak Budi juga berharap akan ada monev atau tindak lanjut
terkait tindakan ini. “Sangat perlu penguraian problem-problem kearsipan yang
umum terjadi lingkungan kita, sangat perlu juga diperhatikan bahwa semua
dokumen wajib teridentifikasi dengan baik. Teman-teman nanti akan diberi arahan
tata kelola pemilahan terkait dokumen-dokumen yang ada. Setelah ini kami harap
akan ada monev atau kegiatan lanjutan”. Ujar Pak Budi.
Kemudian dalam sambutannya, Dr. Ilham Mashuri, S.Ag,
SS, MH., menuturkan bahwa kegiatan pendampingan ini sudah lama ditunggu agar
dokumen-dokumen dapat terkelola dengan baik dan selalu siap saat dibutuhkan. “Kegiatan
ini sebenarnya sudah lama kami tunggu. Saya sering menginfo ke para alumni
untuk segera mengambil dokumen-dokumennya yang tertinggal termasuk ijazah,
soalnya kita terkendala ruang penyimpanan dan kita takutnya dokumen penting
malah hilang. Beberapa kegiatan seperti AMI, Akreditasi, dll., juga melirik pada
kearsipan yg memang perlu dilakukan pengelolaan secara profesional. Saya kira
kegiatan ini sangat penting bagi kami”. Ujar Dr. Ilham.
Kemudian penyampaian materi kearsipan disampaikan oleh
Bapak Dion Ekha Sanjaya, S.IP. Materi yang disampaikan antara lain adalah Definisi
Arsip, Tujuan Penataan Arsip, Langkah-Langkah dalam Penataan Arsip,
dan Monev Kearsipan. Pak Dion menjelaskan langkah-langkah sederhana dalam
menangani kearsipan. “Beberapa informasi yang perlu sampaikan, nanti yang
pertama kita lakukan adalah identifikasi arsip untuk mengetahui apakah itu
kategori arsip atau bukan. setelah identifikasi, kita tentukan mana yg dinamis
mana yg aktif dan mana yg inaktif”. Ujar Pak Dion.
Acara terakhir adalah pendampingan praktik langsung di
lapangan. Berlangsung di ruang akademik sebagai titik tumpuh dokumen-dokumen
yang dikelola. Kegiatan ini sangatlah solutif, diskusi aktif terjadi di dalam
praktik ini, dan beberapa keluhan
terkait pengarsipan dokumen mulai menemukan titik terang. (RFA)
